Personvernerklæring

Personvernerklæring og informasjonskapsler

Personvernerklæringen forteller om hvordan Arbeidstilsynet samler inn og bruker personopplysninger i forbindelse med bestilling og utstedelse av HMS-kort. For informasjon om Arbeidstilsynets behandling av personopplysninger i andre sammenhenger, se vår generelle personvernerklæring.

En personopplysning er en opplysning som kan knyttes til en enkeltperson. Det kan for eksempel være navn, adresse, telefonnummer, fødselsnummer og lignende.

Informasjonskapsler er små tekstfiler som plasseres på din datamaskin når du laster ned en nettside. Nedenfor finner du informasjon om bruk av informasjonskapsler på www.hmskort.no.

Innhold

  1. Personvernerklæring
    • Bestillere
    • Arbeidstakere
    • Brukerstøtte
  2. Informasjonskapsler
  3. Dine rettigheter
    • Innsyn
    • Sletting
    • Retting eller suplering
    • Rett til å protestere
    • Begrenset behandling
    • Klage til Datatilsynet
  4. Kontakt oss

Personvernerklæring

Denne personvernerklæringen inneholder informasjon om den behandlingen av personopplysninger vi gjør i forbindelse med håndtering av HMS-kortbestillinger, for eksempel når arbeidsgiver logger seg inn for å bestille HMS-kort til sine ansatte eller når noen kontakter oss for å få hjelp til bestilling.

Det følger av forskrift om HMS-kort på bygge- og anleggsplasser (HMS-kortforskriften) og forskrift om offentlig godkjenning av renholdsvirksomheter og om kjøp av renholdstjenester (renholdsforskriften) at Arbeidstilsynet har det overordnede ansvaret for utstedelse av HMS-kort. Dette er altså en oppgave vi er pålagt i forskriftene og for å utøve denne offentlige myndigheten er det nødvendig at vi behandler personopplysninger, jf. personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav e.

Arbeidstilsynet v/direktøren er behandlingsansvarlig. Evry Card Services AS er vår databehandler og håndterer HMS-kortbestillinger og utsteder HMS-kort på våre vegne. Vi samler inn ulike typer personopplysninger for å kunne behandle HMS-kortbestillinger og utstede HMS-kort. Dette er nærmere beskrevet nedenfor. Alle opplysninger lagres hos Evry Card Services AS, med mindre annet er beskrevet nedenfor.

Bestillere

Den som skal bestille HMS-kort på vegne av virksomheten må logge seg inn med fødselsnummer/D-nummer gjennom ID-porten, via nettstedet hmskort.no. Ved innlogging hentes navn og kontaktinformasjon fra Det Sentrale Folkeregisteret. Det registreres også informasjon på virksomhetsnivå, for eksempel om virksomheten er registrert i arbeidstaker- og arbeidsgiverregisteret (aa-registeret), mva-register og andre registre, samt betalingsinformasjon. Ved betaling med bank eller kredittkort blir betalingen håndtert av IBS. Ingen kredittkortopplysninger blir lagret hos Arbeidstilsynet eller Evry Card Services AS. Øvrige opplysninger lagres i våre systemer.

Arbeidstakere

Når en virksomhet har logget inn i bestillingsløsningen, hentes opplysninger om navn og fødselsnummer/D-nummer til alle ansatte i den aktuelle virksomheten fra arbeidstaker- og arbeidsgiverregisteret (aa-registeret). I tillegg hentes opplysning om nasjonalitet og kjønn fra folkeregisteret.

Virksomheten må sende inn legitimasjonskopi og bilde av den det bestilles HMS-kort til. Dette samles inn fra den ansatte selv via en tilsendt link eller i appen My identity, eller ved at bestiller laster opp bilde og legitimasjonskopi i bestillingsløsningen.

Ved bestilling av HMS-kort til ansatte i renholdsbransjen vil det, for utenlandske borgere fra land utenfor EØS-området, i tillegg hentes opplysning om oppholdstillatelse fra Utlendingsdirektoratet.

Opplysningene om de ansatte vil være lagret så lenge det er et gyldig ansettelsesforhold. Opplysningene til ansatte som har et HMS-kort registrert på sitt navn, lagres i vårt HMS-kortregister. Bilde, legitimasjonskopi og opplysning om oppholdsstatus slettes 26 måneder etter at vedkommende arbeidstaker sist fikk utstedt HMS-kort.

Personer og organer utenfor Arbeidstilsynet og Evry Card Services AS har tilgang til å gjøre ulike typer søk i registrene, for eksempel sjekke om det er registrert et gyldig HMS-kort på en ansatt. Det er aktuelt for eksempel for byggherrer og innkjøpere, men også andre har tilgang til å gjøre ulike søk. For øvrig utleveres opplysninger i tilfeller vi er forpliktet til det i lover eller forskrifter, for eksempel ved innsynsforespørsler. 

Brukerstøtte

Nettstedet www.hmskort.no eies av Arbeidstilsynet. Evry Card Services AS er vår databehandler, og utvikler og vedlikeholder nettsidene.

Når du benytter deg av brukerstøtte via hmskort.no vil du få kontakt med Evry Card Services AS, enten på telefon eller gjennom chatteløsning. Hvis du benytter chatteløsningen vil du kunne velge å få tilsendt chattesamtalen på e-post i etterkant. Innhold i telefonsamtale eller chattesamtale vil ikke lagres i våre systemer.

Informasjonskapsler

Nettstedet hmskort.no benytter informasjonskapsler (cookies) for å gi deg en god brukeropplevelse.

En informasjonskapsel er en liten tekstfil som oppbevarer dataene dine fra siden du er inne på. Tekstfilen inneholder en ID som benyttes til å identifisere en innlogget bruker på nettsidene.

Det er to typer informasjonskapsel. Den ene typen sparer filen på PCen i lengre tid. Den brukes for eksempel til funksjoner som sier noe om hva som er nytt siden sist brukeren var inne på den aktuelle siden. Den andre typen informasjonskapsel, såkalte sesjonsavhengige informasjonskapsler (session cookies), lagres bare midlertidig så lenge du er aktiv inne på sidene.

De fleste nettlesere er innstilt slik at de automatisk aksepterer informasjonskapsler. Hvis du ikke vil akseptere bruken av informasjonskapsler, kan du gjøre om sikkerhetsinnstillingen på nettleseren du bruker (Internet Explorer, Chrome, m fl).

Nedenfor følger en oversikt over hvilke informasjonskapsler som benyttes:

  • NET_SessionId – holder på brukerinformasjon i sesjonen, for eksempel autentisering.
  • _ga, _gat og _gid – knyttet til Google Analytics som brukes til å generere statistikk over bruk.

Dine rettigheter

Dersom vi har registrert personopplysninger om deg, kan du etter personvernlovgivningen ha ulike rettigheter. De ulike rettighetene gjelder imidlertid ikke i alle tilfeller. Nedenfor finner du informasjon om dine rettigheter, når de gjelder og hvordan du går frem for å utøve rettighetene dine.

Innsyn

Det du har rett til etter personvernlovgivningen, er innsyn i egne personopplysninger. En personopplysning er en opplysning som kan knyttes til deg som enkeltperson. Det kan for eksempel være navn, adresse, fødselsdato eller arbeidssted. Er det andre opplysninger du ønsker innsyn i, for eksempel opplysninger om andre enn deg selv, kan du ha rett til innsyn etter offentleglova.

Sletting

I noen tilfeller kan du kreve at personopplysninger om deg slettes. Det er ikke alle opplysninger du har rett til å få slettet. Du kan be om sletting hvis:

  • Du protesterer mot bruk av personopplysningene dine. Mer om denne rettigheten nedenfor
  • Du tidligere har samtykket til at vi registrerte dine personopplysninger og du nå ønsker å trekke samtykket tilbake
  • Opplysningene er innhentet ulovlig
  • Vi etter loven har sletteplikt

Retting eller supplering

Dersom du mener at opplysningene vi har lagret om deg er uriktige, kan du kreve at de korrigeres eller suppleres av tilleggsopplysninger. Dersom du ber om retting eller supplering må du begrunne hvorfor opplysningene er uriktige.

Vi gjør oppmerksom på at den informasjonen som hentes inn fra ulike offentlige register ikke kan rettes opp hos Arbeidstilsynet eller Evry Card Services AS. Stemmer ikke opplysninger i Enhetsregistret, Folkeregistret, Nav Aa-registret, sentralskattekontoret for utenlandssaker (SFU) eller hos UDI, må endringer gjøres i de respektive registrene der dataene er registrert. 

Rett til å protestere

I noen tilfeller kan du protestere mot behandlingen av dine personopplysninger. Denne rettigheten er imidlertid begrenset, og må begrunnes med forhold knyttet til din «særlige situasjon». Det betyr at det må være forhold knyttet til deg og ditt liv som gjør at du motsetter deg behandlingen. Rettigheten gjelder bare i de tilfeller grunnlaget for behandlingen er

  • en interesseavveining,
  • utførelse av en oppgave i allmennhetens interesse, eller
  • utøvelse av offentlig myndighet

Behandlingen av personopplysninger i forbindelse med HMS-kortbestillinger gjøres med grunnlaget utøvelse av offentlig myndighet.

Begrenset behandling

Begrenset behandling innebærer at vi ikke kan bruke opplysningene uten ditt samtykke. Det kan være aktuelt å be om begrensning dersom du har krevd retting. Da kan behandlingen begrenses frem til det er avgjort om opplysningene skal rettes.

Klage til Datatilsynet

Dersom du mener at vi har gjort noe i strid med personvernlovgivningen, kan du klage til Datatilsynet. Vi anbefaler imidlertid at du tar kontakt med oss, eller vårt personvernombud, før du eventuelt sender en klage til Datatilsynet.

Kontakt oss

Dersom du har spørsmål knyttet til vår behandling av personopplysninger eller du ønsker å be om innsyn, retting, sletting eller utøve en av de andre rettighetene som er beskrevet ovenfor, ta kontakt med:

Arbeidstilsynet

Link til www.arbeidstilsynet.no/kontakt-oss/