Veiledning

Alle som jobber i bygg- og anleggsnæringen og alle renholdere skal ha gyldig HMS-kort som viser hvem de er og hvilken virksomhet de jobber for, HMS-kortet skal bidra til å skape bedre oversikt over aktørene (personer og virksomheter) på bygge og anleggsplasser og der det utføres renholdstjeneste. HMS-kort skal bæres synlig på jobb.

På Arbeidstilsynets nettsider kan du se hva som regnes som bygge- og anleggsplass, og hvilke unntak som gjelder fra regelen om at alle skal ha HMS-kort. 

Hvis dette bilde dukker opp første gang du prøver å logge deg inn betyr dette at du ikke har fått automatisk tildelt administrator tilganger.

Hvis dette er tilfellet vil personene som innehar en av rollene i tabellen under kan logge inn på hmskort.no for å bestille kort til ansatte i virksomheten. Disse vil også ha mulighet til å delegere denne fullmakten videre til andre.

En oversikt over hvem som har aktuelle roller finner du ved å søke opp virksomheten på brreg.no.

For å bestille HMS-kort må du logge inn via ID-porten på vår hjemmeside Hmskort.no Klikk på LOGG INN og velg ønsket påloggingsmetode. Hvis du ikke har elektronisk ID, kan du klikke på Slik skaffer du deg elektronisk ID og følg veiledningen.
Etter at du har logget inn vil du få opp alle virksomheter og organisasjoner hvor du innehar nødvendig rolle, og de du har fått delegert fullmakter for.

Fremgangsmåte

Hvis du ønsker å delegere tilganger til virksomheten slik at andre også kan bestille HMS-kort, kan dette gjøres under Virksomhet i menyen til høyre. Her vil du få en oversikt over hvor mange som er delegert tilgang. Klikk på VIS DETALJER for å få opp utvidet informasjon. Virksomhet vil være hovedenhet og registrerte underenheter i enhetsregisteret/foretaksregisteret. Datterselskaper registrert som egne AS-er er egne hovedenheter

Klikk på Deleger til andre for å få opp bildet som vist under.

  • Fyll inn personnummer og klikk Legg til.
  • Fyll inn annen nødvendig informasjon.
  • Velg start- og stoppdato på delegeringen.
  • Klikk på Lagre delegering.

De som nå har fått tildelt fullmakt vil kunne logge seg på og få opp virksomheten.

Velg riktig virksomhet

For å bestille HMS-kort må man først, etter pålogging, klikke seg inn på riktig virksomhet. Dette gjøres ved at man velger virksomheten i listen som kommer opp. Hvis man velger feil, kan man enkelt bytte virksomhet ved å klikke på din profil oppe i høyre hjørne. Der vil du få opp valget Bytt virksomhet.

Hvis du ønsker å bestille kort for flere enheter eller virksomheter, så må det gjøres en bestilling for hver enkelt enhet eller virksomhet. Det er ikke mulig å bestille kort for flere virksomheter på samme ordre.

Finn riktig ansatt

Når man har valgt virksomheten man ønsker å bestille HMS-kort for, vil man få opp en liste over alle ansatte tilknyttet den virksomheten. Denne listen er hentet fra Arbeidsgiver og arbeidstakerregisteret hos NAV, og vil oppdateres daglig. Hvis en eller flere ansatte ikke dukker opp, kan det være for at NAVs register ikke er oppdatert eller at endringene ikke var med på sist innsendte A-melding fra din virksomhet. Du må da legge de til manuelt.

Hvis virksomheten har mange ansatte kan det være behov for trykke på Last inn flere eller søk.

Hvem dukker ikke opp i ansattlisten?

Her vil det være nødvendig å legge de til ved å klikke på LEGG TIL ANSATT. Fyll inn fødselsnummer eller d-nummer,  navn og etternavn (riktig navn vil hentes fra folkeregisteret) og helt til slutt klikk LAGRE.

Du vil kunne bestille HMS-kort til disse umiddelbart etterpå, men de vil ikke bli effektuert før de nødvendige registersjekkene er utført. Det kan også hende at navnet oppdateres da dette hentes fra folkeregisteret.

Bestill HMS-kort

Bestilling av HMS-kort utføres som i en standard nettbutikk. Det kreves derimot at man laster opp bilde og kopi av gyldig legitimasjon.
Det er ikke mulig å bestille HMS-kort til noen som allerede har kort. Den siste måneden før HMS-kort går ut på dato, kan det bestilles nytt kort.

  • Legg til bestilling under Ansatte ved å trykke på ikonet av en Handlekurv eller velg Bestill nytt kort.
  • Etter ønsket antall kort er lagt til bestilling klikker du på Mine ordre i menyen til høyre.
  • Legg til tilleggsprodukter, hvis ønskelig.
  • Klikk på FORTSETT TIL LEVERING.
  • Se over bestillingen og velg ønsket leveringsadresse.
    Det er mulig å legge til flere forhåndsdefinerte leveringsadresser under Virksomhet i menyen til høyre.
  • Klikk på FORTSETT TIL BETALING.
  • Velg ønsket betalingsmåte.
    Betal med kort, Vipps eller faktura.
    Legg til månedlig faktura (30 dager).

Månedlig faktura (30 dager) kan tilsendes pr. post, e-post eller som ehf-faktura. Alternativene velges under Virksomhet i menyen til høyre.

EHF-faktura er kun tilgjengelig gjennom månedlig faktura (30 dager).

Bestiller vil motta en ordrebekreftelse pr. e-post etter fullført bestilling.

Nye kort vil ha en gyldighet på 2 år, og virksomhetens kontaktperson og bestiller vil motta en e-post på kort som er nært forestående utløpsdato.

Bilde og legitimasjon må lastes opp i det nye systemet før bestilling av HMS-kort. Signatur er ikke lengre nødvendig og utgår i den nye bestillingsløsningen.

Hva anses som gyldig legitimasjon

Godkjent legitimasjonspapir er legitimasjon som oppfyller krav i Utlendingsforskriften (FOR-2009-10-15-1286) vedlegg 4 eller reisedokumenter som omtalt av Utlendingsdirektoratet og norske førerkort utstedt etter 1998.

Dersom du ikke har noen av disse typene legitimasjon, ta kontakt med oss på chat eller telefon.

Fotografiet skal oppfylle følgende krav

  • Fotografiet skal vise ansiktet til innehaveren slik vedkommende ser ut i dag, uten hodebekledning* eller lignende.
  • Begge øynene og ørene skal være helt synlige.
  • Blikket skal være rettet mot kameraets linse.
  • Ansiktsuttrykket skal være nøytralt og munnen skal være lukket.
  • Bakgrunnen skal være lys uten kraftige skygger.
  • Ansiktet skal være jevnt belyst.
  • Briller må ikke benyttes.
  • Ansiktet til passøkeren må være avbildet rett forfra.

Trykk for mer informasjon

Hva gjør jeg om bildene blir avviste?

Hvis du mottar en mail om at bilde eller legitimasjon ikke er gyldig må begge deler lastes opp på nytt igjen uavhengig om det kun er en av dem som er blitt avviste. Skulle bare legitimasjon bli valgt vil ikke opplastingen kunne gjøres. 

Det vil fremgå på e-posten hvorfor bildene blir avviste men noen av grunnene kan være: 

   –  Ansiktet er ujevnt belyst. Store kontraster på bildet kan føre til hvite punkter på bildet når det overføres til kortet. Pass på at bildet ikke blir tatt ved en skarp lyskilde som foreksempel rett under en lampe.
    –  Pass. Når det gjelder innsending av pass som legitimasjon vil det bli avvist om utløpsdatoen ikke vises eller er klar nok på bilde som sendes inn. 
    –  Briller. Nye krav gjør at briller ikke er godkjent på bildet.
    –  Bankkort. Bankkort er ikke lengre gyldig som legitimasjon.

 Når de nye bildene er lastet opp vil de settes i en ny bildebehandlingskø. Det vil ikke komme bekreftelse på at bildene er lastet opp men bestillingen vil fortsette på automatikk. Du vil få en ny e-post om bildet blir avvist igjen.

Fremgangsmåte

Opplasting kan utføres av bestiller eller kortholder, men må alltid startes av bestiller ved å trykke på LAST OPP NYTT BILDE under hver enkelt ansatt.


Velg så ønsket opplastingsmetode. Last opp fra din enhet eller La ansatte laste opp bilder selv


La ansette laste opp bilder selv vil gi deg muligheten til å sende en sikker lenke til den ansatte ved å kopiere og dele den. Lenken har en varighet på 5 dager. Hvis man prøver å bruke lenken etter disse fem dagene vil det komme følgende feilmelding: Bilder kunne ikke lastes opp.

Etter at kortene er bestilt vil de sendes videre for automatisk sjekk opp mot registrene og til kontroll av legitimasjon og portrettbilde. 

  •  Kortene som ikke oppfyller kravene, vil ha status Venter frem til alle kravene er godkjente.
  • En kortbestilling kan ligge i opp til 20 dager som før den automatisk blir kansellert, og man må bestille kortet på nytt.
  • Dette gjelder ikke renholdsvirksomheter som venter på godkjenning fra Arbeidstilsynet. Disse vil ha status Venter helt til endelig svar foreligger.
  • Når alle registersjekkene er blitt godkjente, effektueres bestillingen og kortene går automatisk til produksjon.
  • Bestiller vil motta en kvittering på epost med et vedlegg som fungerer som et midlertidig HMS-kort frem til fysisk kort er mottatt.
  • Innen 4 virkedager vil kortene bli utsendt fra produksjonen og blir da sendt videre med post til valgt leveringsadresse.
  • Ønsker du å sende kort til ulike adresser må du dele opp ordrene til de ulike stedene.
  • Kortene vil bli sendt ut samlet i hver sin konvolutt til adressen oppgitt i ordren.
  • Bestilte kortholdere sendes i egen forsendelse.

Hva gjør jeg ved avslag?

En kortbestilling som ikke blir godkjent vil kanselleres. Dette kan være av en rekke forskjellige grunner, som ikke opplastet bilde eller at personen eller virksomheten får feil i en eller flere registersjekker.

Det sendes ut en e-post til kortbestiller dersom dette er tilfellet. E-posten vil inneholde grunnen til avslag og hva bestiller må foreta seg for å komme videre. Denne beskjeden vil også være tilgjengelig i bestillingsportalen.

Kort vil automatisk bli ugyldig dersom en ansatt slutter i virksomheten, og sperret når kortets gyldighetsdato er utløpt (2 år). Kort som er satt som ugyldig vil automatisk aktiveres, og satt som gyldig skulle en ansatt komme tilbake til virksomheten innen kortets gyldighetsperiode.

Dersom HMS-kortet er tapt eller stjålet må dette kort sperres før nytt kort kan bestilles. Dette gjøres ved å ekspandere vinduet til den ansatte i portalen og klikk på Sperr kortet.

Det er mulig å sjekke status på HMS-kort på vår hjemmeside Hmskort.no, Her kan du søke på kortnummer, og få frem status på kortet og tilhørende virksomhet.

Det er også mulig å foreta et statussøk med QR-kode gjennom en smarttelefon. Da vil også informasjon om kortholder fremkomme.

Det er Arbeidstilsynet og Petroleumstilsynet som fører tilsyn med ordningen. Skatteetaten og politiet kan også kreve å få se HMS-kortene.

Arbeidstilsynet, Petroleumstilsynet, skattemyndighetene og politiet kan inndra HMS-kort som er ugyldige fordi gyldighetsperioden er utløpt,
arbeidsforholdet eller virksomheten er opphørt, eller dersom kortet eller bruken av kortet av andre grunner er ugyldig.

Kortene skal bæres synlig på jobb. HMS-kort skal på forespørsel vises til:

  • Byggherre, byggherres representant
  • Koordinator for sikkerhet, helse og arbeidsmiljø (etter arbeidsmiljøloven § 2-2)
  • Verneombud og regionale verneombud
    Du kan også utføre kontroll selv ved å gjennomføre et enklere søk på kortnummer på vår hjemmeside.

HMS-kortene har en innebygd chip av typen Mifare 4K RFID (kontaktløs brikke). Følgende informasjon blir lagret i kortets chip: 

  • Fornavn / Etternavn.
  •  Fødselsdato.
  • Kjønn.
  • Organisasjonsnummer / organisasjonsnavn.
  • Kortnummer.
  • Utløpsdato.
  • I strekkoden på kortet ligger lagret organisasjonsnummer og kortnummer.

Bransjekoding 

HMS-kort har innebygd i chipen en såkalt Bransjekoding. Denne måten å lagre informasjon på gjør at HMS-kortene kan brukes i adgangssystemer, stemplingsur og ved automatisk avlesning av informasjon på kortet.

Kodingen er gjort på et format utarbeidet av bygge og anleggsbransjen selv. Ved behov for å kunne avlese dataene med BNIDReadkey, ta kontakt med EVRY.

For API-oppkobling av nye API-brukere ser veien videre slik ut:

  • Arbeidstilsynet må først fatte vedtak om tilgang til personopplysningene. Kontakt hmskort@arbeidstilsynet.no eller Inger Mowinckel hos Arbeidstilsynet for ytterligere spørsmål.
  • I etterkant av at slik tilgang er gitt kan det inngås avtale med EVRY.

Formalitetene rundt avtalene kan håndteres før 17. Februar 2020

Overgangsordningen for tidligere brukere av API søk på status for HMS-kort avsluttes 01-06-2020. Etter denne datoen må vår nye API-løsning benyttes. Den er delt inn i 2 nivåer.
API Nivå 1 er ganske lik løsningen fra tidligere leverandør, med noen unntak.

  • Tilkobling kjøres ikke lenger med brukernavn og passord, men med OAUTH2
  • Ved søk på kortnummer vil ingen personlig data fremkomme.
  • Ved søk på QR- eller CHIP kode vil man få noe mer personlig data.

API Nivå 2 er nytt i forhold til tidligere løsning. Der vil man bla. få mulighet til å automatisere hele bestillingsprosessen.
Det som er viktig å merke seg er at Nivå 2 bare gir tilgang til data som tilhører bestillerens virksomhet.
Dette vil si at hvis dere ønsker å foreta bestillinger gjennom API på vegne av en annen virksomhet, så må dere benytte denne virksomhetens API-nøkkel.

Denne veiledningen er en sammenstilling av krav fra norske myndigheter. Dette for å gi oversikt over hva som må på plass for å få utstedt HMS-kort. De ulike registrene kan endre sine krav til registrering. Da vil ikke alltid denne nettsiden være oppdatert. Bakgrunn – kravene for utstedelse av HMS-kort vil alltid være oppdaterte her, men krav knyttet til de ulike registrene har vi erfart at vi ikke alltid klarer å fange opp. Det er de ulike myndighetenes egne nettsider som vil ha korrekt informasjon.

Myndighetene har stilt helt konkrete krav til hvilke registre både virksomheten og personen som skal ha HMS-kort, må være registrert i for å få HMS-kort.
Dersom du får feilmeldinger på at du eller virksomheten ikke er registrert i ett eller flere av de ulike registrene, så les mer her om hva du må gjøre for å bli registrert riktig.

Enhetsregisteret/ Foretaksregisteret

Alle virksomheter, både utenlandske og norske, som driver næringsvirksomhet i Norge skal ha organisasjonsnummer. Dette gjelder også Enkeltpersonforetak. Mer informasjon om hvordan registrere virksomheter finner du på Altinn.no.

Merverdiavgiftsregisteret (MVA-registeret)

Næringsdrivende som har omsetning av varer eller avgiftspliktige tjenester, skal registreres i merverdiavgiftsregisteret. Mer informasjon om hvordan man registreres i MVA-registeret finner du på  Skatteetaten.no.

Enkelte virksomheter skal ikke registreres i MVA-registeret. Dette gjelder eksempelvis nye virksomheter som ikke har hatt omsetning for over 50 000 kr enda og enkelte bransjer. Der må virksomheten selv angi ved bestilling av HMS-kort at de ikke er underlagt krav om registrering i MVA-registeret. Dette kan gjøres ved å trykke på knappen Egengodkjenning (Se bilde). Da vil Registerstatusen bli satt til Godkjent. Arbeidstilsynet vil oversende informasjon om hvilke virksomheter som mener de ikke er registreringspliktige i MVA-registeret til skatteetaten.

Folkeregisteret (Fødselsnummer eller D-nummer)

Alle som skal få HMS-kort må enten ha et norsk fødselsnummer eller et D-nummer.
Fødselsnummer tildeles i utgangspunktet personer som fødes i Norge eller personer som registreres som innvandret i Norge. D-nummer tildeles utenlandske arbeidstakere som kommer til Norge for å arbeide. D-nummer tildeles av Skatteetaten når man søker om skattekort. For mer informasjon om hvordan man søker om D-nummer (Se Skatteetaten.no). Du kan også søke om D-nummer på Servicekontorene for utenlandske arbeidstakere i Norge (SUA). Se Oversikt over SUA- kontorene.

NAV Aa-registeret

Da HMS-kortet viser hvem du er og virksomheten du jobber for, må dette kunne kontrolleres i et register.  Ansatte i norske virksomheter vil vanligvis være registrert i Arbeidsgiver- og arbeidstakerregisteret (Aa-registret).

Innmelding til registeret kan gjøres elektronisk via Altinn.no. Vær oppmerksom på at selv om det betales arbeidsgiveravgift for arbeidstakerne, må de meldes inn i Aa-registeret. Innehaver av aksjene i et aksjeselskap er også å anse som arbeidstaker i selskapet og må tilmeldes NAV Aa-registeret dersom han eller hun mottar vanlig lønn. For mer informasjon om Nav Aa-register (Se Altinn.no).

Medarbeidere på varig tilrettelagt tiltak fra NAV

Vil ikke være registrert i NAV Aa-registeret. For å få utsendt HMS-kort må dokumentasjon fra NAV med navn og fødselsdato, samt organisasjonsnummeret til virksomheten sendes til vår brukerstøtte.

Oppdrags- og arbeidsforholdsregisteret

For utsendte arbeidstakere på oppdrag i Norge så kontrolleres arbeidsforholdet mot registrerte opplysninger i Oppdrags- og arbeidsforholdsregisteret.

Oppdrag gitt til utenlandske virksomheter skal registreres av den norske oppdragsgiveren i Oppdrags og arbeidsforholdsregisteret hos skatteetaten. Oppdragstaker skal registrere sine arbeidstakerne som jobber på oppdraget. Ved registrering tildeles D-nummer. Mer informasjon om hvordan man registrerer opplysningene finner du hos Skatteetaten.no.

Renholdsregisteret

Det er forbudt å kjøpe renholdstjenester fra renholdsvirksomhet som ikke er godkjent. Alle virksomheter som utfører renholdstjenester må være godkjent, eller ha søkt om godkjenning og fått brev fra Arbeidstilsynet om å begynne å bestille HMS-kort.

Alle virksomheter som helt eller delvis tilbyr renholdstjenester i Norge skal søke om offentlig godkjenning. Det gjelder også de som leier ut personer som utfører renholdstjenester. Kravet om godkjenning gjelder også for selvstendig næringsdrivende, enten foretaket har ansatte eller ikke. Virksomheter med renholdere som kun utfører renholdstjenester innad i egen virksomhet, skal ikke søke om godkjenning.

Les mer om kravene og hvordan søke om godkjenning på Arbeidstilsynet.no.

Oppholdstillatelse med arbeidsadgang i Norge (gjelder kun renholdsvirksomheter)

For HMS-kort innen renholdsvirksomheter så kontrolleres det også at alle utenlandske statsborgere har lov å jobbe i Norge. Borgere fra EU/EØS-land har rett til å jobbe i Norge. For borgere fra andre nasjonaliteter så kontrolleres dette med et automatisk søk mot UDI. For mer informasjon om hva du som arbeidsgiver må undersøke finner du informasjon om her (Se Udi.no).

Dersom virksomheten har renholdere fra nasjoner utenfor EU/EØS, som lovlig oppholder seg i Norge på familiegjenforening med EU/EØS-ektefelle, så kontakt vår brukerstøtte.

Bemanningsforetaksregisteret (vikarbyrå)

Virksomhet som har som hovedformål å drive utleie av bemanning (vikarbyrå) skal være registrert i Arbeidstilsynets register over registrerte bemanningsforetak. For nærmere informasjon les mer om “Obligatorisk melde- og registreringsordning for bemanningsforetak” hos Arbeidstilsynet.no.

Hva er et norskregistrert utenlandsk foretak (NUF)?

Et NUF er en norsk avdeling av et utenlandsk foretak.  Avdelingen i Norge er underlagt det utenlandske foretaket, og det er det utenlandske foretaket som er ansvarlig for virksomheten i den norske avdelingen. Utenlandske foretak som driver næringsvirksomhet i Norge, har registreringsplikt i Foretaksregisteret.

Utenlandske foretak som ikke driver med næringsvirksomhet, men som likevel har behov for et norsk organisasjonsnummer, har rett til å registrere seg i Enhetsregisteret. Avdelingen i Norge må ha en kontaktperson. Det er ikke krav om at kontaktpersonen må ha bosted i Norge, men kontaktpersonen må ha norsk person- eller D-nummer.

Registerkrav for utstedelse av HMS-kort til NUF

Foretaksregisteret/enhetsregisteret

Alle utenlandske foretak som driver næringsvirksomhet i Norge, har registreringsplikt i Foretaksregisteret. Utenlandske foretak som ikke driver virksomhet i Norge har registreringsrett i Enhetsregisteret dersom de har behov for et norsk organisasjonsnummer (Se Registreringsplikt i Foretaksregisteret for NUF).

Hvordan registrere norskregistrert utenlandsk foretak (NUF)

  • Du registrerer et NUF ved å fylle ut og sende inn skjemaet Samordnet registermeding Del 1 – Blankett for norskregistrert utenlandsk foretak. Registreringen kan ikke gjøres elektronisk.
  • Legg ved registreringsbevis fra offentlig registreringsmyndighet i hjemlandet og andre nødvendige vedlegg.
  • Alle som skal ha en rolle i NUF-et og som ikke har norsk fødselsnummer eller norsk D-nummer, må i tillegg fylle ut søknad om tildeling av D-nummer. Er det andre som skal ha en formell rolle i avdelingen i Norge, og som mangler D-nummer, må også de søke om D-nummer i forbindelse med registreringen.
  • Send skjemaene og vedleggene (alle vedlegg skal i utgangspunktet være på norsk, men svensk, dansk og engelsk godtas også) samlet til postadressen som står oppgitt på skjemaet.

De forskjellige skjemaene finner du på denne siden: Starte og registrere norsk avdeling av utenlandsk foretak (NUF).

Roller i NUF

Det er de som har en registrert rolle i enhetsregisteret for NUFet som kan bestille HMS-kort for virksomheten. Ytterligere informasjon finner du på siden Roller i NUF.

Merverdiavgift (mva) registeret

Skal du som utenlandsk foretak utføre oppdrag i Norge, må du forholde deg til de norske Mva-reglene.
Ved oppdrag hvor omsetningen i Norge overstiger kroner 50 000 kroner i løpet av en periode på tolv måneder, må du registrere virksomheten i Merverdiavgiftsregisteret.
Registreringen i Merverdiavgiftsregisteret må gjøres uavhengig av oppdragets varighet. Dersom avdelingen ikke drives fra et fast forretningssted i Norge, og kommer inn under merverdiavgiftslovens bestemmelser, må det registreres en representant. Kravet til representant gjelder ikke for selskap fra EØS-land.

UDI – utlendingsdirektoratet
 
Hvis du ikke er statsborger i et EU/EØS-land, og planlegger å utføre arbeid i Norge må du undersøke reglene for oppholdstillatelse (Se UDI – søk om oppholdstillatelse).
 

A-melding

Selskap som er hjemmehørende i utlandet, og som utfører oppdrag i Norge eller på norsk sokkel har opplysningsplikt til Norge og skal levere a-melding.
Levering er uavhengig av skatteplikt til Norge. Enkeltpersonforetak med ansatte har samme opplysningsplikt (Se Utenlandske arbeidsgivere – opplysningsplikt i a-meldingen).

 
Oppdrags- og arbeidsforholdsregistere
 
Oppdrag som utføres i Norge eller på norsk sokkel av et utenlandsk selskap eller en utenlandsk selvstendig næringsdrivende, skal i tillegg registreres i Oppdrags- og arbeidsforholdsregisteret. I dette registeret skal du gi opplysninger om oppdrag og arbeidstakere (arbeidsforholdet).
 
For ytterligere informasjon angående NUF og de forskjellige skjemaene kan du se på disse sidene
 

Kontakt IDEMIA Norge AS for informasjon om faktura for HMS-kort bestilt før 2020. De ønsker at følgende epostadresse benyttes uavhengig av om det er HMS-kort for renhold eller for bygg og anlegg:
byggID@idemia.com